Notã de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal în procesul de gestionare secțiunii “Contactați-ne în scris”

(Notă de informare)

Ultima actualizare: octombrie, 2025

1. Despre secțiunea “Contactați-ne în scris”

Secțiunea “Contactați-ne în scris” reprezintă o funcționalitate integrată în website-ul www.apanovabucuresti.ro. Atunci când am dezvoltat secțiunea “Contactați-ne în scris”, scopul nostru a fost să oferim utilizatorilor canale alternative pentru a adresa sesizări.

În calitate de utilizator, aveți responsabilitatea de a utiliza aceasta functionalitate în scopul pentru care a fost creata și pentru adresarea unor sesizari legitime și fundamentate. 

Pentru a gestiona sesizarea adresată, inclusiv pentru a vă transmite răspunsul nostru, este necesar să prelucrăm date cu caracter personal ale persoanei care depune sesizarea, iar această Notă de informare este aplicabilă în aceste situații. 

2. Cine este operatorul datelor cu caracter personal?

Operatorul Datelor dumneavoastră cu caracter personal este APA NOVA BUCUREȘTI S.A., cu sediul în BUCUREȘTI, str. TUNARI nr. 60A, Clădirea Ștefan Cel Mare, etajele 6-9, sectorul 2, cod poștal 020528, având Identificator Unic la nivel European (EUID): OONRC.J40/9006/1999, înmatriculată la Registrul Comerţului cu nr. J40/9006/1999, cod unic de înregistrare 12276949, cod de înregistrare fiscalã RO12276949, cod IBAN RO33BRDE450SV01059614500, deschis la BRD-SMCC. 

3. Cine sunteți dumneavoastră?

Orice persoană interesată poate accesa secțiunea “Contactați-ne în scris” de pe site-ul al Apa Nova București. De exemplu, puteți avea calitatea de client al serviciilor noastre sau potențial client. De asemenea, este posibil să nu aveți nicio legătură contractuală cu compania noastră și totuși să ne adresați întrebări generale legate de serviciile noastre.

4. Ce date prelucrăm, care este scopul și temeiul prelucrării?

4.1 Responsabilitatea utilizatorului. Drepturile altor persoane

Este responsabilitatea fiecărui utilizator să folosească Secțiunea “Contactați-ne în scris” cu un scop legitim, pentru adresarea unor situații actuale, reale și  care au legătură cu serviciile/produsele oferite de compania noastră. 

Vă rugăm să utilizați un limbaj clar și adecvat atunci când decideți să ne transmiteți o sesizare.

Totodată, vă atragem atenția că utilizatorii sunt pe deplin răspunzător cu privire la:

• Furnizarea de informații corecte și actualizate, atât în ceea ce privește datele de contact cât și cu privire la situația descrisă;
• Respectarea drepturilor terților atunci când ne transmit orice documente sau informații despre alte persoane.

Vă punem în vedere că este strict interzisă folosirea funcțiilor AI pentru crearea, modificarea sau distribuirea de imagini ori documente false prin intermediul secțiunii “Contactați-ne în scris”. Acest tip de practică poate prejudicia atât compania noastră cât și drepturile terților (ex clienți si/sau utilizatori).

4.2 Datele pe care le prelucrăm sunt următoarele

1. Date colectate prin formularul de contact: 
   • Date de contact - număr de telefon și adresă de email - obligatoriu
   • Tipul sesizării - obligatoriu
   • Descrierea situației sesizate - obligatoriu
   • Cod client, nume, prenume - informații opționale

Atunci când aspectele semnalate de dumneavoastră implică nevoia de identificare a persoanei cu care interacționăm (ex. Transmiterea de documente contractuale, informații despre facturi), veți fi contactați de noi ulterior pentru a realiza un proces de identificare care poate presupune transmiterea unui set de date suplimentar (ex. Date despre ultima factură emisă de subscrisa).

Acest proces este necesar pentru a preîntâmpina accesul terților neautorizați la informații confidențiale și/sau date cu caracter personal ale clienților noștri. 

4.3 Scopurile prelucrării. Colectăm și prelucrăm date cu caracter personal pe care persoanele ni le oferă prin intermediul Chat-ului online pentru următoarele scopuri:

1. Identificarea persoanei cu care interacționăm cu scopul de a preîntâmpina fraudele pe contul clienților noștri și de a asigura un nivel înalt de confidențialitate;
2. Gestionarea reclamației/sesizării adresată de persoana cu care interacționăm;
3. Apărarea intereselor noastre în caz de litigii sau plângeri/sesizări;
4. În scop de audit și control intern;
5. În vederea îmbunătățirii serviciilor pe care le furnizăm clienților noștri.

Totodată, aspectele semnalate de utilizatori vor fi anonimizate și transformate în date statistice cu scopul de a antrena sisteme cu componentă de inteligență artificială menite să îmbunătățească serviciile noastre, să eficientizeze timpul de răspuns și să automatizeze fluxurile de lucru ale companiei noastre.

4.4 Temeiul prelucrării

Prelucrăm datele menționate în baza interesului nostru legitim și/sau a consimțământului dumneavoastră - când oferiți acele date care nu sunt obligatorii pentru transmiterea sesizării.

5. Unde sunt înregistrate sesizările dumneavoastră?

Sesizările transmise prin intermediul secțiunii “Contactați-ne în scris” sunt înregistrate în sistemul nostru intern de evidența. 

6. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată conform GDPR (Regulamentului (UE) 2016/679) aveți următoarele drepturi: dreptul de acces la datele cu caracter personal, dreptul de a solicita rectificarea sau ştergerea acestora („dreptul de a fi uitat”), dreptul de a solicita restricţionarea prelucrării, dreptul de a vă opune prelucrării, precum şi dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de a nu fi supus unui proces decizional individual automatizat. Vă puteți exercita aceste drepturi trimițând o cerere scrisă, online pe adresa [email protected] sau prin poștă la adresa sediul nostru social. Dacă însă veți fi nemulțumit de răspunsul nostru și soluția oferită, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), ale cărei detalii le puteți găsi pe www.dataprotection.ro.

7. Documente conexe

Având în vedere că Secțiunea “Contactați-ne în scris” reprezintă o funcționalitate integrată în website-ul www.apanovabucuresti.ro care oferă posibilitatea oricărei persoane interesate să transmită o sesizare scrisă, acest document se completează cu Nota de informare privind prelucrarea datelor personale la accesarea website-ului și Politica noastră privind Cookies.