NOTA DE INFORMARE PRIVIND SUPRAVEGHEREA VIDEO
Valabilă începând cu luna iulie, 2021
Protecția datelor cu caracter personal reprezintă o prioritate pentru Apa Nova București SA și restul Companiilor Veolia din România. Apa Nova București depune toate eforturile pentru a prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu principiile aplicabile la nivel european, respectiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulatie a acestor date (GDPR) dar și în conformitate cu legislația națională aplicabilă în domeniul protecției datelor (exemplu, legea 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice).
Această notă de informare (Nota) are ca și scop informarea persoanelor vizate (angajati, colaboratori, clienti, vizitatori) cu privire la prelucrările de date pe care le realizăm în cadrul activitatii de supraveghere video in incinta sediilor si punctelor de lucru Apa Nova Bucuresti, precum si în locuri şi spaţii deschise sau destinate publicului, inclusiv pe căile de acces pe domeniul companiei.
Colectarea, înregistrarea, stocarea, utilizarea, transmiterea, dezvăluirea sau orice alte operaţiuni de prelucrare a imaginilor prin mijloace de supraveghere video, care permit identificarea directă sau indirectă a persoanelor fizice, reprezintă operaţiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal ce intră sub incidenţa prevederilor Regulamentul 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR”/„Regulamentul”).
ANB furnizează persoanelor care intră în zona supravegheată video informațiile prevăzute de Regulament cu privire la supravegherea video cu eficacitate și în mod detaliat. În acest scop, urmăm o abordare multistratificată care constă dintr-o combinație a următoarelor 2 metode:
- se realizează într-o primă fază o informare primară în mod clar și permanent, prin intermediul unui semn adecvat (o pictogramă), cu vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere, dar și pentru a comunica informațiile esențiale privind prelucrarea datelor cu caracter personal;
- la aceasta se adaugă o informare detaliată, prin prezenta notă de informare.
1. DEFINIȚII
Date cu caracter personal înseamnă orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoana vizată"). O persoană fizică identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin raportarea la anumiți identificatori cum ar fi nume, serie buletin, adresă, adresa de e-mail, sau prin raportarea la unul sau mai mulți factori specifici: fizici, fiziologici, genetici, mentali, economici, culturali sau sociali ai acelei persoane fizice.
ANB / Noi / Operator de Date înseamnă APA NOVA BUCUREȘTI SA, societatea română cu sediul în BUCUREȘTI, str. TUNARI, nr. 60A, Clădirea Ștefan Cel Mare, etajele 6-9, sectorul 2, cod poștal 020528, având Identificator Unic la nivel European (EUID): ONRC.J40/9006/1999, înmatriculată la Registrul Comerţului cu nr. J40/9006/1999, cod fiscal/ cod unic de înregistrare RO12276949, cod IBAN RO33BRDE450SV01059614500, deschis la BRD-SMCC. Apa Nova București este o companie care face parte din grupul Veolia Franța.
Companie din Grupul Veolia România înseamnă orice societate din România în care Grupul Veolia Franța deține, direct sau indirect, controlul conducerii și a deciziilor de management, prin
deținerea de drepturi de vot, contractual sau în orice alt mod. Pe teritoriul României există 8 entități juridice din Grupul Veolia.
Partener înseamnă o persoană sau o entitate, alta decât ANB, care prelucrează date cu caracter personal pe seama ANB.
Persoana vizata/ Dumneavoastră/ înseamnă orice persoană fizică (angajati, colaboratori, clienti, vizitatori) care au acces in incinta sediilor si punctelor de lucru Apa Nova Bucuresti, precum si în locuri şi spaţii deschise sau destinate publicului, inclusiv pe căile de acces pe domeniul companiei.
Nota de informare a privind supravegherea video înseamnă acest document cu toate modificările și anexele sale.
2. SCOPUL PRELUCRARII
APA NOVA BUCUREȘTI SA (ANB), societate română cu sediul BUCUREȘTI, str. TUNARI, nr. 60A, Clădirea Ștefan Cel Mare, etajele 6-9, sectorul 2, instaleaza si utilizeaza echipamentele şi elementele componente ale sistemului de supraveghere video doar în conformitate cu reglementările legale aflate în vigoare, avand, în principal, următoarele scopuri:
● asigurarea securității și integrității obiectivelor, bunurilor, valorilor pe care ANB le deține în patrimoniu, precum și a persoanelor cu care ANB intră în contact în calitate de angajați, angajați ai subcontractorilor și ai partenerilor, clienți, potențiali clienți, terți vizitatori,
● respectarea obligațiilor legale generale în materie de securitate și pază impuse de legislația specială în materie în sarcina conducătorilor de societăți comerciale, și
● asigurarea continuității prestării serviciilor esențiale de alimentare apă și canalizare subordonate utilității publice.
3. TEMEIURILE LEGALE ALE PRELUCRĂRII
ANB prelucrează datele cu caracter personal prin utilizarea sistemelor de supraveghere video în baza următoarelor temeiuri legale:
a. în vederea îndeplinirii obligației legale de a implementa sisteme CCTV (precum pentru a menține securitatea casieriilor furnizorilor de utilități publice)
b. în vederea îndeplinirii interesului legitim de a asigura securitatea și integritatea obiectivelor, bunurilor, valorilor pe care ANB le deține în patrimoniu, precum și a persoanelor cu care ANB întră în contact în calitate de angajați, angajați ai subcontractorilor și partenerilor, clienți, potențiali clienți, terți vizitatori și de a asigura respectarea obligațiilor legale generale în materie de securitate și paza impuse de legislația specială în materie în sarcina conducătorilor de societăți comerciale, mai precis Legea 333/2003, Normele Metodologice și Instrucțiunile 9/2013, dar și entităților implicate în furnizarea serviciului de alimentare cu apa și canalizare.
Supravegherea video se efectuează în incinta sediilor si punctelor de lucru Apa Nova Bucuresti, precum si în locuri şi spaţii deschise sau destinate publicului, inclusiv pe căile de acces pe domeniul companiei, în condiţiile prevăzute de lege, după cum urmează:
(i) Centrele de relații cu clienții
● Interior
Camerele video aferente Sistemului CCTV de interior sunt poziționate astfel încât acestea să vizualizeze căile de acces și zona de front office cu clienții, trezorerie (locul de depozitare bani). ANB deține un spațiu comun în care desfășoară activitățile de
relații cu clienții și trezorerie.
● Exterior
ANB nu deține camere video în exteriorul Centrului de relații clienți.
(ii) Stații de repompare, zona de prelucrare a apei, depozite
● Stații de repompare
Camerele video aferente Sistemului CCTV sunt poziționate astfel încât acestea să vizualizeze căile de acces în stațiile de pompare a apei - camerele sunt amplasate fata în fata pentru vedere încrucișată a căilor de acces.
● Zona de prelucrare a apei
Camerele video aferente Sistemului CCTV sunt poziționate în exterior astfel încât acestea să vizualizeze căile de acces în spațiile tehnice și procesele tehnologice și administrative de tratare a apei (exemplu: stații de dozare clor, filtre apa - pentru asigurarea securității serviciului de utilitate publică).
● Depozite
Camerele video aferente Sistemului CCTV sunt poziționate astfel încât acestea să vizualizeze căile și culoarele de acces.
(iii) Sedii Civile – incluzând birourile, precum și camerele de date (i.e., Data Room) – Camerele video aferente Sistemului CCTV sunt poziționate astfel încât acestea să vizualizeze căile și culoarele de acces.
Prin intermediul sistemului CCTV, ANB va prelucra imaginea persoanelor vizate care tranzitează zonele sub acțiunea camerelor de supraveghere.
Camerele video nu sunt îndreptate direct spre angajați/persoane vizate în timp ce acestea se află la birourile lor obișnuite/își exercită activitățile de zi cu zi. Niciun/nicio membru al personalului/persoană vizată nu se află sub supraveghere video continuă permanentă pe perioada în care se află în spațiile ANB.
Prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal prin utilizarea sistemelor de supraveghere video tine cont de urmatoarele reguli:
• Camerele de supraveghere video se afla în locuri vizibile, semnalizate, iar persoanele vizate sunt informate asupra existentei acestora prin intermediul unui panou de informare realizat in acest sens
• Nu vor fi prelucrate prin mijloacele de supraveghere video date cu caracter personal in legătură cu originea rasială sau etnică, convingerile politice, religioase sau filozofice, apartenenţa sindicală, starea de sănătate sau viaţa sexuală.
• Nu vom instala camere de supraveghere video in interiorul birourilor sau in spatii în care se impune asigurarea intimităţii persoanelor sau care nu sunt destinate îndeplinirii sarcinilor de muncă, cum ar fi: vestiare, cabine de duş, toalete, zone de recreere şi alte locaţii similare.
4. CATEGORIILE DE DATE PE CARE LE PRELUCRĂM DESPRE DUMNEAVOASTRĂ 4.1 Vom prelucra doar datele strict necesare pentru îndeplinirea scopurilor de mai sus.
Ca urmare a utilizării sistemului CCTV se vor prelucra date cu caracter personal cu privire la imaginea persoanelor vizate, după cum urmează:
(i) Centrele de relații cu clienții – angajați, angajați ai partenerilor, angajați ai subcontractorilor și ai partenerilor, clienți, potențiali clienți, terți (inclusiv angajați ai autorităților);
(ii) Stații de repompare, zona de prelucrare a apei, depozite– angajați, angajați ai subcontractorilor și angajați ai partenerilor, angajați ai autorităților;
(iii) Sedii Civile – angajați, angajați ai subcontractorilor, angajați ai partenerilor, vizitatori, angajați ai autorităților.
Imaginile referitoare la persoane identificate sau identificabile, prelucrate prin mijloace de supraveghere video, pot constitui date cu caracter personal chiar dacă nu sunt asociate cu datele de identitate ale persoanei sau chiar dacă nu conţin imaginea persoanei filmate, ci alte informaţii de natură să conducă la identificarea acesteia (ex: numărul de înmatriculare al vehiculului). Aceste prevederi se aplică indiferent de suportul utilizat pentru prelucrare, de tehnica utilizată sau de tipul de echipament.
3.2 Destinatarii datelor dumneavoastră
Vizualizarea imaginilor inregistrate de dispozitivele video va fi limitata doar la destinatarii autorizati, in speta echipa de securitate a ANB, instruita in mod special privind regulile pe care trebuie sa le respecte in utilizarea sistemului de supraveghere.s
Atunci când parte sau toate activitățile legate de Scopurile menționate la punctul 2 din această notă sunt realizate prin intermediul sau cu ajutorul Partenerilor noștri, aceștia vor avea acces la acestea, cu respectarea principiilor de minimizare impuse de GDPR. Partenerii noștri pot acționa fie ca și Împuterniciți ai ANB, fie în calitate de Operatori Independenți sau Operatori Asociați atunci când vă prelucrează datele. În mod concret, folosim următoarele categorii de Parteneri:
• Partenerii din domeniul Pazei si Securității, pe care îi contactăm pentru gestionarea serviciului de paza si securitate al autoturismelor apartinand ANB
• Autorități și instituții publice, instanțele de judecată atunci când ni se solicită furnizarea acestor date sau există o obligație legală să le furnizăm (ex. În caz de furt al autoturismului) • Consultanții terți (ex. avocați externi, mediatori, auditori, experți), în cazurile în care îi implicăm în litigii, audituri interne sau externe ori alte activități care necesită experiența profesională a acestora
• Entitățile care ne furnizează sistemul de paza si securitate, inclusiv operatorul de comunicații electronice al ANB
ANB va transmite organelor abilitate ale instituțiilor statului înregistrările video, doar în baza unei cereri motivate de o prevedere legală.
Înregistrările video nu vor fi transmise în afara spațiului Uniunii Europene, cu excepția situației în care o obligație legală în acest sens există și este opozabilă societății.
3.3 Unde ținem datele dumneavoastră
Datele dumneavoastră pot fi ținute:
a) în mediu digital, pe sistemele și serverele noastre sau ale Partenerilor noștri, localizate în Spațiul Economic European;
b) Datele prelucrare prin mijloacele de supraveghere video nu sunt transpuse pe suport hartie.
4. DREPTURILE DUMNEAVOASTRA
4.1 Despre drepturile dvs. Atunci când vi se prelucrează date cu caracter personal, aveți anumite drepturi fundamentale pe care le vom detalia mai jos. Este important să subliniem că drepturile conferite de legislație nu sunt drepturi absolute – ele trebuie întotdeauna să fie echilibrate în funcție de circumstanțele în care datele sunt prelucrate, măsurile tehnice și organizatorice implementate de operator, scopurile pentru care sunt prelucrate și temeiurile pe care se întemeiază prelucrarea. Totodată, prin exercitarea drepturilor dumneavoastră nu ar trebui să fie afectate în mod negativ drepturile și libertățile altor persoane vizate.
4.2 Cum vă puteți exercita drepturile. Anumite drepturi pot fi exercitate extrem de simplu (ex. Dreptul de a vă opune prelucrărilor de date prin tehnologiile de tip cookies) însă pentru celelalte situații când doriți să vă exercitați drepturile, vă rugăm să depuneţi o cerere scrisă, datată și semnată de către dumneavoastră la adresa de corespondență: Strada Tunari nr. 60A, Clădirea Ștefan cel Mare, etajele 6-9, Sector 2, București, România - Registratura Generală. Recomandarea noastră este să utilizați formularul tipizat pe care îl puteți accesa pe https://www.apanovabucuresti.ro/termeni-si-conditii. De asemenea, puteți contacta și biroul Ofițerului de Protecție a Datelor, prin transmiterea unui email la adresa [email protected]
Atunci când primim o solicitare de la dumneavoastră, facem toate eforturile pentru a trata cu prioritate și în sensul solicitat de persoana vizată, însă dacă veți fi nemulțumit de răspunsul nostru și soluția oferită, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), ale cărei detalii le puteți găsi pe www.dataprotection.ro.
4.3 Care vă sunt drepturile?
a. Dreptul de a fi informat corect și complet. În vederea informării persoanelor vizate privind prelucrarea datelor lor, ANB va face toate demersurile pentru notificarea dumneavoastră asupra aspectelor ce tin de supravegherea video care va impacteaza, astfel:
• prin publicarea acestei informari pe intranetul ANB;
• prin transmiterea acestei Notei de Informare sau a linkului către această Notă de informare catre toti angajatii ANB, pe suport imprimat sau virtual.
• prin afisarea unor panouri informative in toate spatiile in care se efectueaza supravegherea video
b. Dreptul de acces. Acest drept reprezintă dreptul de a primi de la ANB confirmarea că vi se prelucrează datele cu caracter personal, precum și accesul la o serie de informații, cum ar fi, dar fără a se limita la, categoriile de date cu caracter personal vizate, scopul prelucrării, perioada pentru care se preconizează că vor fi stocate datele cu caracter personal sau criteriile utilizate pentru stabilirea perioadei.
c. Dreptul la rectificare. Acest drept reprezintă dreptul de a solicita corectarea, fără întârziere nejustificată, a inexactităților sau a datelor care nu mai sunt actuale, precum și dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete.
d. Dreptul de a vă opune prelucrării. Dreptul de opoziție vă dă posibilitatea ca, în orice moment, din motive întemeiate și legitime legate de situația dumneavoastră particulară, să vă opuneți ca datele dumneavoastră cu caracter personal să facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care există motive legitime și imperioase care să justifice prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau în cazul în care scopul este constatarea, exercitarea și apărarea unui drept în instanță. În mod concret:
• vă puteți opune, în orice moment și fără explicații suplimentare, prelucrărilor de date bazate pe consimțământ.
• puteți obiecta la prelucrările de date realizate în temeiul interesului legitim al ANB -, explicând situația dumneavoastră concretă. După analizarea cererii dumneavoastră vom decide dacă interesul nostru legitim prevalează față de interesele și libertăților dumneavoastră și vă vom informa în acest sens.
e. Dreptul de a nu fi supus unui proces decizional individual automatizat - Acest drept reprezintă dreptul dumneavoastră de a nu face obiectul unei decizii sau măsuri luate exclusiv pe baza unei prelucrări automate, de natură a produce efecte juridice care privesc persoana dumneavoastră.
f. Dreptul la ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Aveți dreptul de a ne solicita să ștergem datele cu caracter personal pe care le deținem în legătură cu dumneavoastră, în anumite circumstanțe. Acest drept mai este cunoscut și ca „dreptul de a fi uitat” și, de regulă, se aplică numai în anumite condiții, cum ar fi în cazul în care datele personale nu mai sunt necesare în scopul în care au fost colectate inițial.
5. DURATA DE PASTRARE A IMAGINILOR
Vă asigurăm că ANB a implementat o Politică de Retenție a datelor aplicabilă la nivelul tuturor activităților de prelucrare și a sistemelor în care există date. Politica de retenție este cunoscută de personalul ANB și impune aplicarea unor termene stricte de păstrare a datelor cât și implementarea unui set de măsuri cu privire la minimizarea accesului la datele cu caracter personal.
Durata de stocare a datelor obţinute prin intermediul sistemelor de supraveghere video utilizate de ANB va fi de maximum 30 de zile, cu excepţia situaţiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate. La expirarea acestui termen, înregistrările vor fi distruse sau sterse, după caz, în funcţie de suportul pe care s-au stocat.
6. DOCUMENTE CONEXE
Această Notă de informare se completează Nota de informare aplicabilă angajaților Apa Nova București, Nota de informare aplicabilă candidaților sau alte documente conexe. Atunci când sunt aplicabile aceste documente, veți fi informat în mod corespunzător, cu respectarea cerințelor GDPR (ex. la data semnării contractului de muncă, la momentul aplicării pentru o poziție vacantă în cadrul ANB).
7. MODIFICĂRI ADUSE NOTEI DE INFORMARE
Aducem modificări Notei de informare ori de câte ori se impune – de exemplu, atunci când intervin noi scopuri, date prelucrate, categorii de destinatari. De fiecare data când vom aduce modificări, acestea vor fi evidențiate în cadrul acestui document.